Ocr software

Arten von OCR-Software

Dokumenten-OCR-Software, die für Optische Zeichenerkennung steht, ist ein entscheidender Bestandteil der globalen KI-Industrie, da sie die digitale Transformation in vielen Sektoren unterstützt. Unternehmen erkennen nun den Wert von zugänglichen und bearbeitbaren digitalen Inhalten aus physischen Dokumenten. Im Laufe der Jahre hat sich diese Technologie verbessert und bietet zuverlässige und genaue Lösungen für die Umwandlung von Bildern in Text.

OCRs lassen sich nach den Einsatzmethoden wie folgt kategorisieren:

• On-Premise OCR-Software: Diese wird manuell auf den lokalen Servern oder Computern des Benutzers installiert und gewartet. Organisationen profitieren von der vollständigen Kontrolle über das System und dessen Daten, d. h. sie können es an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. On-Premise OCR-Software ermöglicht es Unternehmen, sensible Daten intern zu verarbeiten, wodurch Sicherheits- und Compliance-Bedenken ausgeräumt werden. Diese Option erfordert jedoch in der Regel erhebliche Hardware-Investitionen, regelmäßige Upgrades und Wartung.
• Cloud-basierte OCR-Software: Diese Art von OCR wird in der Cloud gehostet, sodass Benutzer über das Internet darauf zugreifen können. Sie bietet eine hohe Skalierbarkeit, d. h. Unternehmen können Ressourcen einfach an ihren wachsenden Bedarf anpassen. Cloud-basierte OCR-Software verfügt über ein Expertenteam, das sie regelmäßig aktualisiert und wartet, sodass sich Unternehmen um die technischen Aspekte keine Gedanken machen müssen. Unternehmen, die die Benutzerfreundlichkeit, Bereitstellung und Kosteneffizienz schätzen, finden diese Art von OCR attraktiv. Sie erfordert jedoch eine Internetverbindung und wirft einige Sicherheits- und Datenschutzbedenken auf.
• Hybride OCR-Software: Eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-basierten Systemen, diese Art von OCR bietet Unternehmen das Beste aus beiden Welten. Unternehmen können sensible Daten intern verarbeiten und gleichzeitig die Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloud nutzen. Hybride OCR ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über ihre Daten und Systeme zu behalten und gleichzeitig On-Premise- und Cloud-basierte Workflows nahtlos zu integrieren. Je nach Konfiguration des Hybridsystems kann die hybride OCR eine Internetverbindung und zusätzliche Infrastruktur erfordern.

Funktionen und Eigenschaften von OCR-Software

Die Aufgabe der OCR (Optische Zeichenerkennung)-Software besteht darin, gescannte Dokumente, Bilder oder PDFs in bearbeitbaren und durchsuchbaren elektronischen Text zu konvertieren. Die Funktionen, die OCR erfüllt, sind:

• Texterkennung: Dies geschieht durch intelligente Mustererkennung und Zeichenerkennungstechniken. So kann die Software gedruckten oder handschriftlichen Text aus Bildern oder Scans präzise erkennen und in maschinenlesbaren Text umwandeln. Der Text kann nach Schriftart, Größe und Stil formatiert werden.
• Ausgabeformate: Nachdem der Text erkannt wurde, kann er in verschiedenen Ausgabeformaten wie PDF, Word, Excel, Nur-Text oder HTML gespeichert werden. Diese Formate sind bearbeitbar und durchsuchbar.
• Suche und Indizierung: Durch die Umwandlung von gedruckten Dokumenten in maschinenlesbaren Text ermöglicht OCR die Suche und Indizierung von Inhalten in Bildern oder Scans, wodurch sich bestimmte Informationen schnell finden lassen.

Zu den Merkmalen der OCR-Software gehören folgende:

• Stapelverarbeitung: Dies ist die Fähigkeit von OCR-Software, mehrere Dokumente oder Bilder in einem einzigen Vorgang automatisch zu verarbeiten. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, indem sie große Mengen an gedrucktem Material auf einmal digitalisieren.
• Mehrsprachige Unterstützung: Dies ist ein entscheidendes Merkmal von OCR-Software. Es ermöglicht Benutzern, Text in verschiedenen Sprachen zu erkennen, und umfasst Unterstützung für verschiedene Zeichensätze und Schriften, wie z. B. lateinisch, kyrillisch, arabisch, chinesisch und viele mehr.
• Integration: Dies bezieht sich auf die Fähigkeit von OCR, nahtlos mit anderen Softwareanwendungen zu arbeiten, wie z. B. Dokumentenmanagementsystemen, Cloud-Speicherdiensten, Produktivitätswerkzeugen und Workflow-Lösungen. Dies trägt dazu bei, die Digitalisierung und Dokumentenverarbeitungsprozesse zu optimieren.
• Textbearbeitung und Korrektur: Dies ist ein entscheidendes Merkmal von OCR-Software. Es hilft dabei, den erkannten Text zu überprüfen und zu ändern, um die Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten. Diese Funktion bietet Benutzern auch Tools zum Bearbeiten, Korrekturlesen und Korrigieren des konvertierten Textes direkt in der OCR-Softwareoberfläche.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Dies ist ein wichtiger Aspekt von OCR-Softwarelösungen. Dies stellt sicher, dass die Software einfach zu bedienen und zu verstehen ist, selbst für Benutzer ohne technisches Know-how.
• Zeichenerkennung: Dies bezieht sich auf die Fähigkeit, einzelne Zeichen aus Bildern oder gescannten Dokumenten zu erkennen und in maschinenlesbaren Text zu konvertieren. Gute OCR-Software kann Buchstaben, Zahlen, Symbole und Satzzeichen präzise erkennen und sicherstellen, dass der konvertierte Text lesbar und kohärent ist.

Szenarien von OCR-Software

Anwendungen von OCR-Software sind bei verschiedenen Prozessen in verschiedenen Branchen sehr nützlich. Hier sind einige hervorgehobene Einsatzszenarien:

• Dokumentendigitalisierung

  Unternehmen aus allen Branchen digitalisieren ihre Papierdokumente, -dateien und -akten in großem Umfang, um ein effizientes Dokumentenmanagement zu gewährleisten. Dieser Prozess beinhaltet die Verwendung von OCR, um gedrucktes und handschriftliches Material in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Formate zu konvertieren. Letztendlich reduziert dies den physischen Speicherplatz, erhöht die Zugänglichkeit und fördert die Informationsbewahrung.

• Archivierung historischer Dokumente

  Zahlreiche Forschungseinrichtungen, Bibliotheken und Museen nutzen OCR-Technologie, um historische Dokumente und Bücher effektiv zu erhalten. Sie scannen zunächst die physischen Kopien und verwenden anschließend die Software, um den historischen Text zu transkribieren. Dadurch wird es für alle Beteiligten einfacher, auf historische Daten zuzugreifen, sie zu durchsuchen und für zukünftige Referenzen zu bewahren.

• Rechnungserfassung

  Viele Unternehmen nutzen OCR-Technologie, um die Rechnungserfassung zu automatisieren und zu vereinfachen. Wenn Rechnungen mit OCR gescannt werden, extrahiert die Software relevante Daten wie Rechnungsnummern, Gesamtbeträge und andere relevante Finanzdaten. Mit einer solchen Lösung können Unternehmen Zeit bei der manuellen Dateneingabe sparen und ihre Debitorenbuchhaltung durch höhere Genauigkeit und schnellere Verarbeitung verbessern.

• Formulare-Automatisierung und Dateneingabe

Dies ist ein mühsamer Prozess, da eine sorgfältige manuelle Eingabe und Bewertung erforderlich ist. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen in einer Reihe von Branchen OCR-Technologien nutzen, um das Ausfüllen von Formularen und die Dateneingabe zu automatisieren. Die Dokumente werden zunächst gescannt, und dann analysiert und extrahiert OCR die notwendigen Daten aus den Formularen. Dies reduziert menschliche Fehler erheblich und beschleunigt die Datenerfassung und -verarbeitung.

• Prüfung von Rechtsdokumenten

  Rechtsanwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte nutzen OCR-Technologie, um ihre Arbeit zu steigern und effizienter zu gestalten. Diese Software spielt eine Rolle bei der Analyse und Überprüfung von Rechtsdokumenten, Verträgen und Geschäftsdokumenten. Nach dem Scannen von Rechtsdokumenten untersucht die OCR den Text, um relevante Informationen wie Klauseln, Daten und Namen zu finden. So können Juristen leichter die benötigten Informationen finden und Rechtsdokumente schnell bearbeiten.

• Verwaltung von Gesundheitsakten

  Gesundheits Einrichtungen verwenden verschiedene OCR-Techniken, um Aufzeichnungen effektiv zu verwalten, insbesondere solche in Papierform. Das Scannen und die Verwendung von OCR-Software, um handschriftliche oder gedruckte Krankenakten, Diagnosen, Rezepte und Diagramme in ein computergestütztes System umzuwandeln, ermöglicht eine bessere und effektivere Verwaltung von Patientendaten, reduziert medizinische Fehler und verbessert die allgemeine Servicequalität.

So wählen Sie OCR-Software aus

Bei der Auswahl von OCR-Software sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie die spezifischen Anforderungen erfüllt.

• Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Die primäre Funktion von OCR-Software ist die Texterkennung. Daher ist es wichtig, die Genauigkeit und Präzision des erkannten Textes genau zu beachten. Dies ist eine Herausforderung, da verschiedene Qualitäten, Sprachen und Schriftarten zum Einsatz kommen.
• Sprachen und Zeichenerkennung: Die meisten OCR-Anwendungen verfügen über mehrsprachige Unterstützung. Stellen Sie sicher, dass die Software verschiedene Sprachen und komplexe Zeichensätze verarbeiten kann, insbesondere wenn die Dokumente verschiedene Sprachen enthalten und eine Validierung erforderlich ist.
• Anpassung und Benutzerfreundlichkeit: Berücksichtigen Sie den Benutzer, insbesondere wenn er über technische Kenntnisse verfügt oder nur minimale Anpassungen benötigt. Stellen Sie sicher, dass die Software flexible Einstellungen bietet und sich an spezifische Workflows anpasst.
• Integration und Kompatibilität: Prüfen Sie, ob die OCR-Software mit bestehenden Systemen kompatibel ist, z. B. Dokumentenmanagement, Workflow-Anwendungen und Geschäftsanwendungen.
• Kosten und Lizenzierung: Bestimmen Sie das Budget für OCR-Software und vergleichen Sie die Kosten und Lizenzierungsoptionen verschiedener Anbieter. Bewerten Sie die langfristigen Kosten, wie z. B. Wartung, Support und Upgrades.
• Anbieter-Reputation und Support: Recherchieren Sie die Angebote der Anbieter und stellen Sie sicher, dass sie einen guten Kundensupport bieten. Berücksichtigen Sie die Dokumentation, Ressourcen und Tools, die für die Fehlerbehebung und Softwarewartung verfügbar sind.
• Skalierbarkeit und Leistung: Berücksichtigen Sie die Fähigkeit der Software, weitere Benutzer hinzuzufügen, erhöhte Arbeitslasten zu bewältigen und den wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
• Bereitstellungsoptionen: Bewerten Sie die Bereitstellungsoptionen der OCR-Software, entweder On-Premise oder Cloud-basiert, basierend auf den Infrastrukturpräferenzen und -anforderungen. On-Premise-Bereitstellung bietet Kontrolle und Datensicherheit, während Cloud-basierte Bereitstellung Zugänglichkeit und Kosteneffizienz bietet.
• Anpassung und Flexibilität: Bewerten Sie den Grad der Anpassung und Flexibilität, den die OCR-Software bietet. Prüfen Sie, ob sie eine Anpassung an spezifische Geschäftsanforderungen ermöglicht, z. B. Dokumentformate, Erkennungseinstellungen und Benutzeroberfläche.

FAQ

F1: Was ist OCR-Software?

A1: Optische Zeichenerkennung (OCR)-Software konvertiert gescannte Dokumente, Bilder und PDFs in bearbeitbare und durchsuchbare Textdokumente, indem sie Text aus nicht bearbeitbaren Dateien mithilfe von Technologie erkennt und extrahiert.

F2: Was sind die Vorteile der Verwendung von OCR-Software?

A2: Wenn Unternehmen diese Software einsetzen, profitieren sie in vielerlei Hinsicht, z. B. durch Zeitersparnis bei der Beschleunigung manueller Dateneingabetätigkeiten, durch Verringerung menschlicher Fehler, durch Verbesserung der Durchsuchbarkeit, indem Dokumente nach Schlüsselwörtern durchsuchbar gemacht werden, und durch Reduzierung der physischen Speicherkosten, indem Papierdokumente in digitale Dateien umgewandelt und ihre Größe komprimiert wird.

F3: Welche Arten von OCR gibt es?

A3: Es gibt drei Haupttypen von OCR: maschinelles Lernen, benutzerdefinierte und Cloud-basierte OCR. Die erste nutzt die Genauigkeit der Texterkennung, die durch künstliche Intelligenz verbessert wurde, um die Qualität und Präzision der Textextraktion zu verbessern. Benutzerdefinierte OCRs werden für bestimmte Branchen wie das Gesundheitswesen und die Automobilindustrie entwickelt, um auf kundenspezifische Bedürfnisse und Anforderungen einzugehen. Cloud-basierte OCRs verlassen sich auf Cloud-basierte Plattformen für die Verarbeitung von Dokumentenerkennungsaufgaben.

F4: Wie funktioniert OCR-Software?

A4: Der OCR-Prozess erfolgt in vier Schritten, nachdem ein Bild mit Text in das System eingegeben wurde. Im ersten Schritt, der Vorverarbeitung, wird das Bild durch Verbesserungsverfahren wie Binarisierung, Rauschunterdrückung, Entzerrung und Schärfung verbessert, um die Texterkennung zu vereinfachen. Anschliessend detektiert und segmentiert die Software Zeichen, führt eine Nachverarbeitung des extrahierten Textes durch einen Rechtschreibprüfer durch und gibt schliesslich das bearbeitbare Textdokument aus.

F5: Welche Herausforderungen gibt es bei OCR?

A5: Zu den Herausforderungen gehören Bilder von schlechter Qualität, die die Textextraktion erschweren, Bildverzerrungen, Layoutverluste und Sprachkomplexität wie Slang und Handschrift, die die Software verwirren können.